Ohita valintanauhan komennot
Siirry pääsisältöön
SharePoint

Skip Navigation LinksLuottamuksellisten-sahkopostien-salaus

Luottamuksellisen sähköpostin lähettäminen

 

Kun lähetät henkilötietoja sisältävän sähköpostin

Kun olet lähettämässä Lapin korkeakoulukonsernin (Lapin yliopisto, Lapin AMK ja REDU) ulkopuolelle sähköpostia, joka sisältää henkilötietoja, käytä salaavaa sähköpostia. Lapin korkeakoulukonsernin sisäisessä viestinnässä ei ole tarvetta käyttää salaavaa postia, koska konsernin sisäisessä sähköpostissa viestisi on muutenkin turvattu.

Huom! Koska järjestelmän toimittaja laskuttaa salaavan sähköpostipalvelun käytöstä käyttäjämäärän mukaan, on tärkeää, että salaavaa postia käytetään vain työtehtävien hoitoon liittyvään viestintään konsernin ulkopuolelle. Käytäthän siis työasioissa konsernin sähköpostiosoitteita aina kun mahdollista.

Salaavaa sähköpostia ei saa käyttää työhön liittymättömään viestintään.

 

Pikaohje salaavan sähköpostipalvelun käyttöön

Salatussa sähköpostissa on kaksi tasoa, joista käyttöohjeessa käytetään nimityksiä ”Kirje” ja ”Kirjattu kirje”.

”Kirje”-tasolla viestiliikenne salaavalle sähköpostipalvelimelle suojataan automaattisesti ja viesti lukitaan ja salataan palvelimella. Sähköpostin vastaanottaja saa sähköpostina linkin, jota klikkamalla hän pääsee avaamaan salatun viestin.

Viestin lähettäminen ”Kirje” –tasolla tehdään lisäämällä tavallisen sähköpostiosoitteen perään tunniste: ”.s”.

Esim. kun lähetät salatun viestin yksityishenkilölle gmail-osoitteeseen, lisää vastaanottajan osoitteen perään .s: etunimi.sukunimi@gmail.com.s

”Kirjattu kirje” -tasolla vastaanottaja tunnistetaan lisäksi tekstiviestinä sähköpostin vastaanottajan ilmoittamaan puhelinnumeroon lähetettävän PIN-koodin avulla. PIN-koodi lähetetään samanaikaisesti sähköpostiviestin kanssa vastaanottajan matkapuhelimeen automaattisesti.

Viestin lähettäminen ”Kirjattu kirje” –tasolla tehdään lisäämällä tavallisen sähköpostiosoitteen perään tunnisteeksi ”.puhelinnumero.s”.

Esim. Kun lähetät pin-koodilla salatun viestin yksityishenkilölle gmail-osoitteeseen, lisää vastaanottajan osoitteen perään pisteen jälkeen hänen puhelinnumeronsa ja .s: etunimi.sukunimi@gmail.com.0401234123.s

Kun sähköpostin vastaanottaja vastaa lähetettyyn viestin salaavan sähköpostipalvelun ”Vastaa” –toiminnolla, myös vastausviesti saapuu suojattuna ensimmäisen viestin lähettäjälle.

 

Salaavan sähköpostipalvelun käyttö viestien vastaanottoon

Palvelu mahdollistaa myös viestien luottamuksellisen vastaanoton ulkopuoliselta lähettäjältä. Tällainen lähetys tapahtuu siten, että lähettäjä avaa selaimella osoitteen: https://securemail.lapinamk.fi/ Tämä osoite voidaan laittaa esim. yksikön www-sivulle ja sen yhteyteen ohjeet, kuinka sitä käytetään, jolloin voit vastaanottaa henkilötietoja sisältäviä viestejä turvallisesti.

Tarkemmat ohjeet salattujen viestien lähettämisestä, vastaanottamisesta ja viesteihin vastaamisesta, sekä palvelun käytöstä viestien vastaanottamiseen löytyvät näistä ohjeista:

Linkit ohjeisiin:

Luottamuksellisen viestin lahetys ohje

LapinAMK Sec@GW vastaanottajan ohje