Luottamuksellisen sähköpostin lähettäminen
Kun lähetät henkilötietoja sisältävän sähköpostin
Kun olet
lähettämässä Lapin korkeakoulukonsernin (Lapin yliopisto, Lapin AMK ja
REDU) ulkopuolelle sähköpostia, joka sisältää henkilötietoja, käytä
salaavaa sähköpostia. Lapin korkeakoulukonsernin sisäisessä viestinnässä
ei ole tarvetta käyttää salaavaa postia, koska konsernin sisäisessä
sähköpostissa viestisi on muutenkin turvattu.
Huom! Koska
järjestelmän toimittaja laskuttaa salaavan sähköpostipalvelun käytöstä
käyttäjämäärän mukaan, on tärkeää, että salaavaa postia käytetään vain
työtehtävien hoitoon liittyvään viestintään konsernin ulkopuolelle.
Käytäthän siis työasioissa konsernin sähköpostiosoitteita aina kun
mahdollista.
Salaavaa sähköpostia ei saa käyttää työhön liittymättömään viestintään.
Pikaohje salaavan sähköpostipalvelun käyttöön
Salatussa sähköpostissa on kaksi tasoa, joista käyttöohjeessa käytetään nimityksiä ”Kirje” ja ”Kirjattu kirje”.
”Kirje”-tasolla
viestiliikenne salaavalle sähköpostipalvelimelle suojataan
automaattisesti ja viesti lukitaan ja salataan palvelimella. Sähköpostin
vastaanottaja saa sähköpostina linkin, jota klikkamalla hän pääsee
avaamaan salatun viestin.
Viestin lähettäminen ”Kirje” –tasolla tehdään lisäämällä tavallisen sähköpostiosoitteen perään tunniste: ”.s”.
Esim.
kun lähetät salatun viestin yksityishenkilölle gmail-osoitteeseen,
lisää vastaanottajan osoitteen perään .s: etunimi.sukunimi@gmail.com.s
”Kirjattu
kirje” -tasolla vastaanottaja tunnistetaan lisäksi tekstiviestinä
sähköpostin vastaanottajan ilmoittamaan puhelinnumeroon lähetettävän
PIN-koodin avulla. PIN-koodi lähetetään samanaikaisesti
sähköpostiviestin kanssa vastaanottajan matkapuhelimeen automaattisesti.
Viestin lähettäminen ”Kirjattu kirje” –tasolla tehdään
lisäämällä tavallisen sähköpostiosoitteen perään tunnisteeksi
”.puhelinnumero.s”.
Esim. Kun lähetät pin-koodilla salatun
viestin yksityishenkilölle gmail-osoitteeseen, lisää vastaanottajan
osoitteen perään pisteen jälkeen hänen puhelinnumeronsa ja .s:
etunimi.sukunimi@gmail.com.0401234123.s
Kun sähköpostin
vastaanottaja vastaa lähetettyyn viestin salaavan sähköpostipalvelun
”Vastaa” –toiminnolla, myös vastausviesti saapuu suojattuna ensimmäisen
viestin lähettäjälle.
Salaavan sähköpostipalvelun käyttö viestien vastaanottoon
Palvelu
mahdollistaa myös viestien luottamuksellisen vastaanoton ulkopuoliselta
lähettäjältä. Tällainen lähetys tapahtuu siten, että lähettäjä avaa
selaimella osoitteen: https://securemail.lapinamk.fi/ Tämä osoite
voidaan laittaa esim. yksikön www-sivulle ja sen yhteyteen ohjeet,
kuinka sitä käytetään, jolloin voit vastaanottaa henkilötietoja
sisältäviä viestejä turvallisesti.
Tarkemmat ohjeet salattujen
viestien lähettämisestä, vastaanottamisesta ja viesteihin vastaamisesta,
sekä palvelun käytöstä viestien vastaanottamiseen löytyvät näistä
ohjeista:
Linkit ohjeisiin:
Luottamuksellisen viestin lahetys ohje
LapinAMK Sec@GW vastaanottajan ohje
